home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ C/C++ Users Group Library 1996 July / C-C++ Users Group Library July 1996.iso / vol_400 / 423_01 / accpost / post.doc < prev    next >
Text File  |  1990-08-31  |  31KB  |  746 lines
  1.                   Plain Vanilla Posting Program II
  2.          Copyright (C) 1990, 1987 Plain Vanilla Corporation
  3.                         All Rights Reserved
  4.  
  5. 1. What the Posting Program Is
  6.  
  7. The Plain Vanilla Posting Program is a simple program that takes 
  8. over three of the most boring accounting tasks--posting from the 
  9. general journal to the general ledger, drawing a trial balance, and 
  10. putting account balances into a report.  It does job this much 
  11. faster and more accurately than you can, and it won't let you post 
  12. an unbalanced entry.  Your books will always be in balance.
  13.  
  14. The posting program features open design.  The input to the posting 
  15. program and the output from the posting program are plain text files 
  16. in familiar formats.  The journals look like journals, the ledgers 
  17. look like ledgers.  You can use a word processor or text editor to 
  18. create, modify, examine and print these files and move data from one 
  19. file to another.
  20.  
  21. With version II, source code is supplied with the posting program.  
  22. If you have Turbo C 2.0, the Turbo Assembler and Linker, you can 
  23. recompile and relink the posting program.  You might want to do this 
  24. if you have received the program from a questionable source and you 
  25. suspect that unauthorized changes have been made to the object code.  
  26. You might also want to make some changes to suit your own 
  27. application, but you're on your own there.  We can't assure you that 
  28. your changes will work.
  29.  
  30. If you outgrow the posting program and want to use a more 
  31. comprehensive accounting package, you can take advantage of this 
  32. open design to move your records, if the other accounting package is 
  33. similarly accommodating.
  34.  
  35. 2. What the Posting Program Is Not
  36.  
  37. The posting program has no security features.  There are no 
  38. passwords, for example.  So lock up your diskettes if security may 
  39. be a problem.  Also, you should probably print out your files and 
  40. manually sign and date the printed copies for authentication.  
  41.  
  42. The posting program is NOT copy protected.  It is copyrighted, so 
  43. you may not legally sell it, but you can give it away.  In fact, we 
  44. encourage you to distribute it as widely as possible.  However, if 
  45. you make changes, we ask you to pass on only the original, 
  46. unmodified code.
  47.  
  48. The posting program is not for large businesses or organizations.  
  49. It absolutely will not handle sums larger than $21,474,836.47, even 
  50. in trial balances and other intermediate calculations.  For most 
  51. small businesses and organizations, that's not much of a limitation, 
  52. unless you're keeping your books in some foreign currency that's 
  53. practically worthless.
  54.  
  55. Finally, there is no tutorial with the posting program.  It is 
  56. presumed that you are familiar with manual accounting procedures, 
  57. with the MS-DOS or PC-DOS operating system, with a suitable word 
  58. processor or text editor, and with the necessity of keeping backup 
  59. copies of everything.
  60.  
  61. 3. What You Need to Use the Posting Program
  62.  
  63. To use the posting program, you need an IBM PC/XT/AT or compatible 
  64. with PC-DOS or MS-DOS 2.00 or a later version of MS-DOS.  You don't 
  65. need a graphics adapter or any special hardware.  You will need at 
  66. least a simple printer if you want printed copy of your work.  At 
  67. least 256K of memory is recommended, but you might be able to get by 
  68. with less.  You may need more memory if you have a lot of accounts 
  69. or transactions.  Get more--it's cheap.  But don't go overboard--the 
  70. posting program won't use more than 640K.
  71.  
  72. You also need a word processor, or at least a text editor, that 
  73. produces ASCII files.  There are many of them.  PC-WRITE, which is a 
  74. "shareware" program, will do nicely.  It is available on a trial 
  75. basis at nominal charge from most IBM PC users groups, but you must 
  76. register it if you decide to use it.  You can use WordStar (in the 
  77. nondocument mode).  You can even use EDLIN, the rickety old line 
  78. editor that comes with MS-DOS or PC-DOS, but we certainly don't 
  79. recommend that.
  80.  
  81. To get full use of the posting program, you'll need a word processor 
  82. that allows you to move text from one file to another.  You'll want 
  83. to do that quite often.
  84.  
  85. 4. Getting Started
  86.  
  87. The first thing to do is to make a backup copy of the distribution 
  88. diskette and put it in a safe place.  That's always recommended.  
  89. Then copy the file POST.EXE from the distribution diskette to your 
  90. own diskette or hard disk.  If you want to follow the examples given 
  91. below, you should also copy the files ACCOUNTS, JOURNAL, BS.FRM and 
  92. IS.FRM.  You might also want to copy the file README, which contains 
  93. the text of this manual.  If your word processor allows you to edit 
  94. two or more documents at the same time (and the best ones do), and 
  95. you need to refer to this manual while you're editing your journal 
  96. file, you can call up the file README (under whatever name you have 
  97. chosen to give it), use the text search feature of your word 
  98. processor to find the part you need to refer to, read it right off 
  99. the screen.  Your word processor can probably turn the pages much 
  100. faster than you can.
  101.  
  102. 5. Creating a Chart of Accounts
  103.  
  104. The first thing you need, with either the posting program or a 
  105. manual accounting system, is a chart of accounts.  With the posting 
  106. program this is simply a list containing the company name and the 
  107. account names, one per line.  Use your word processor to create one.  
  108. Here is an example from the file ACCOUNTS on the distribution 
  109. diskette:
  110.  
  111.          John Doe Enterprises
  112.  
  113.          Cash
  114.          Accounts Receivable
  115.          Inventory
  116.          Accounts Payable
  117.          John Doe Capital
  118.          Sales
  119.          Returns and Allowances
  120.          Purchases
  121.          Purchase Discounts
  122.          Inventory Change
  123.          Interest Income
  124.          Advertising
  125.          Rent
  126.          Utilities
  127.  
  128. You can use almost any company and account names you want, but there 
  129. are a few restrictions.  A company or account name consists of one 
  130. or more words.  Each word must begin with a letter.  Subsequent 
  131. characters in the word may be either letters or digits.  Words are 
  132. separated by spaces or tabs.  Hence "Equipment1991" is an acceptable 
  133. account name, but "Equipment 1991" is not.  The reason for this rule 
  134. is that the number "1991" might be mistaken for an account balance 
  135. in some contexts.
  136.  
  137. Punctuation marks, such a commas, may not be used in company or 
  138. account names.  However, the virgule (/) is very common in 
  139. abbreviated account names (such as A/P), so it is permitted.
  140.  
  141. The posting program does not distinguish between capital and small 
  142. letters, so "CASH" and "Cash" are the same.  The spacing between 
  143. words is also unimportant, so "accounts payable" is the same as 
  144. "accounts     payable", but "accountspayable" is different, and so 
  145. is "payable accounts".
  146.  
  147. The maximum length of a company or account name, including single 
  148. spaces between words, is 40 characters.
  149.  
  150. The company name must come first.  The account names may follow in 
  151. any order, but it is helpful to arrange them in the order in which 
  152. they will appear on the financial reports.
  153.  
  154. 6. Creating a Journal File
  155.  
  156. Now you need some transactions to post.  Use your word processor 
  157. again to create a text file that looks like a general journal, with 
  158. a number of special instructions to the posting program.  There are 
  159. two such files--JOURNAL and GENERAL on the distribution diskette.  
  160. You can use them as models for your own journals. Each one contains 
  161. numerous comments that you will probably want to remove.
  162.  
  163. The first three items in a journal file are normally of the 
  164. following kind:
  165.  
  166.      Journal: OPEN/CLOSE
  167.      Company: John Doe Enterprises
  168.      Read Ledger: ACCOUNTS
  169.  
  170. The first entry gives the name of the journal.  It will be put into 
  171. every line posted to the general ledger from this journal file.  The 
  172. entry is optional; if you omit it, the journal name will be omitted 
  173. from the general ledger.
  174.  
  175. The second entry gives the company name.  It must match the name 
  176. given in the chart of accounts.  The posting program will warn you 
  177. if the company name is omitted